home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / winck30n / how2-wck.tx$ < prev    next >
Text File  |  1991-10-31  |  18KB  |  369 lines
  1.       WinCheck  User's Guide: Getting Started
  2.  
  3.                    Getting Started
  4.  
  5.  
  6. The following topics will be discussed in this section:
  7.  
  8.  The WinCheck Screen
  9.  Writing Your First Check
  10.  Working with the Check Statement and Register
  11.  Editing and Splitting Transactions
  12.  Printing a Cash Flow Report
  13.  Creating a Custom Report
  14.  
  15. The tutorial account included with WinCheck is an excellent place
  16. to begin learning to use the program.  The WinCheck tutorial file includes 
  17. sample data for January, February and March of 1991.  
  18.  
  19. To start the WinCheck program with the tutorial data, do the following:
  20.  
  21. Start WinCheck by double clicking with the mouse on the WinCheck icon
  22. in Program Manger.  If you have not added a WinCheck icon with the
  23. File New command, refer to the chapter on "Program Manager" in your
  24. Windows documentation.
  25.  
  26. Note: If WinCheck is on your path, then it is also possible to 
  27. start WinCheck by choosing Run from the File menu of Program Manager.
  28. Type WINCHECK for the "Command Line:".  Otherwise, type the fully 
  29. qualified path name for WinCheck (such as C:\WINCHECK\WINCHECK).
  30.  
  31. Upon startup of the WinCheck program, you will be prompted for the 
  32. account to load.  To load the Tutorial account, choose TUT from the
  33. drop down listbox (click on the down arrow).  The keyboard equivalent
  34. to clicking on the down arrow with the mouse is to press ALT+Down Arrow
  35. on the keyboard. Once you have selected TUT, click on the OK button 
  36. or press Enter on the keyboard. If you have already started the 
  37. WinCheck program and need to load the TUT account, choose Load Account
  38. from the File menu and choose the TUT account from the drop 
  39. down listbox.
  40.  
  41. When loading the Tutorial file, the Balances Dialog will appear with
  42. the balance values for Savings and Checking as well as the date of the 
  43. last transaction. Press OK to exit the Balances dialog and view the
  44. account Register for March of 1991.  WinCheck automatically loads the
  45. account Register that is closest to the current date. In the case of the
  46. TUT account, March 1991 is the last month with transactions.
  47.  
  48. The WinCheck Screen:
  49.  
  50. There are two visual aids besides the menu at the top of the screen:
  51. The Control Bar of icons across the top of the screen (mouse required)
  52. and the Status Line along the bottom of the WinCheck screen. The Control
  53. Bar allows for quick operation of the program by placing icon buttons 
  54. of common operations below the menu.  There are fifteen buttons that 
  55. execute common WinCheck operations and an "Acct:" listbox on the far 
  56. left that lists open accounts.  The TUT acronym is listed now, to 
  57. indicate that the Tutorial file is open. 
  58.  
  59. Left to right the icons do the following actions:
  60.  
  61. 1   Credit Card transactions from credit card account or Debit Card
  62.     transaction from Checking account.
  63. 2   Write a check.
  64. 3   Check Deposit. 
  65. 4   Savings Withdrawal.
  66. 5   Savings Deposit.
  67. 6   Cash machine withdrawal from Checking.
  68. 7   Cash machine withdrawal from Savings.
  69. 8   Miscellaneous transaction from Checking.
  70. 9   Miscellaneous transaction from Savings.
  71. 10  Activates the Windows Calculator.
  72. 11  Clear selected transaction.
  73. 12  Unclear selected transaction.
  74. 13  Sum selected transactions in Statement or Register window.
  75. 14  Print check(s).
  76. 15  Find a transaction.
  77.  
  78. The Status Line displays the description of the account (WinCheck
  79. Tutorial File) and the current balance information.  The caption just
  80. above the menu lists the open month, the account ID, and whether the
  81. open window is a Statement or a Register.  For example:
  82.  
  83. WinCheck - Current Month 03/91 -[TUT: Register for March, 1991]
  84.  
  85. The menu bar is just below the description information.  One letter of
  86. each menu item is underlined.  This letter is underlined to indicate 
  87. the ALT combination to activate the menu.  In otherwords, to activate
  88. the File menu from the keyboard, you would type ALT+F (for File).  To 
  89. activate the File menu using the mouse, click on the word File.
  90.  
  91. There are three arrow buttons in the upper right corner of the WinCheck
  92. screen.  The top two buttons are used to control the size of the WinCheck
  93. program screen and third button below is used to control the size of
  94. the Register or Statement window.  
  95.  
  96. Click on the third button (the Up and Down Arrow) and the Register window
  97. will be reduced in size.  Click on the Down Arrow along the title of the 
  98. Register window and the Register will now be reduced to an icon at the
  99. bottom of the screen. Double click on the Checkbook Icon or press Enter 
  100. to restore the Register window again.
  101.  
  102. Finally, click on the Up arrow along the frame of the Register window to
  103. Maximize the window to it's original position.
  104.  
  105. Controlling the size of the program screen:
  106.  
  107. Click on the Up and Down arrow in the far upper right corner to reduce 
  108. the size of the WinCheck program from a full screen application. Click on
  109. the Down arrow to minimize the WinCheck application. Double click on the
  110. WinCheck icon at the bottom of the screen to switch back to WinCheck. 
  111. Finally, click on the Up arrow to maximize the WinCheck program to
  112. full screen.
  113.  
  114. Writing Your First Check
  115.  
  116. To write a check, click on the check icon button (the tiny blue check) 
  117. on the Control Bar, or press F3, or choose Check from the Checking menu.
  118. Any of these actions will bring up a blank check transaction.  
  119.  
  120. Note: When clicking on an icon button, you only need to click on it once.  
  121. Double clicking will bring up a message stating that only one new open 
  122. transaction may be open at a time.  If this message box appears, press
  123. the OK button and continue.    
  124.  
  125. In the resulting check, click on the down arrow to view current transaction
  126. categories.  Categories are a means to classify your transactions into 
  127. certain groups such as "Entertainment" or "Business". The keyboard 
  128. equivalent to clicking on the down arrow with the mouse is to press 
  129. ALT+<Down Arrow> from the keyboard.
  130.  
  131. Steps for completing the check:
  132.  1.  Select the "Health Club" category from the drop-down listbox
  133.      (click on down arrow).
  134.  
  135.  2.  Press the Tab key twice to jump to the Date field and type
  136.      03/30/91. (For the purpose of this tutorial, we have 
  137.      changed the date to be within the month of March to match
  138.      the other tutorial data. Normally, you would leave the current
  139.      date that is automatically inserted with a new transaction.)
  140.  
  141.  3.  Press the Tab key again to advance to the "To:" field.  
  142.  
  143.  4.  Type "NorthWest Fitness".
  144.  
  145.  5.  Press the Tab key once to advance to the dollar amount field
  146.      and type 23.34. The check is now complete.
  147.  
  148.  6.  Click on the OK button or press Enter on the keyboard to record
  149.      the check transaction.
  150.  
  151. To view the check in the Register window, use the vertical scroll bar to
  152. scroll to the end of the month (or use the Page Down key when Num Lock is 
  153. off).  
  154.  
  155. Sorting the Register and Statement Data
  156.  
  157. The default sorting routine for the Register is to sort by Date, so the
  158. transaction will appear near the end of the Register window data.
  159. From the Data menu choose Sort-> and pull to the right with the mouse to
  160. view the sorting options. The current sorting option is by Date, as 
  161. indicated by the check mark.  Choose by Number as the sorting method for
  162. the data in the Register window.
  163.  
  164. When the Register is sorted by number, all of the transactions without 
  165. check numbers (such as deposits) will appear at the top of the Register 
  166. window with the checks below in ascending order.
  167.  
  168. WinCheck is capable of viewing several Statements and Registers from the
  169. same or different accounts at one time.  To view a check Statement, choose
  170. Display Check Statement from the Acct menu.  In the resulting dialog, 
  171. WinCheck displays the available months (in this case January 1991-March 1991).
  172. "Available months" are those months that actually contain data.  For example,
  173. April will appear in the "Pick a month to view" dialog once a transaction 
  174. has been made with an April date.
  175.   
  176. Choose January 1991 and press Enter or click on the OK button.  The Statement
  177. differs from the Register in that the transactions are grou